Aufbewahrungspflichten
Unternehmer sind verpflichtet, Bücher, Buchungsbelege, Kontoauszüge und Bilanzen mindestens zehn Jahre lang, Geschäftsbriefe und andere Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sechs Jahre lang aufzubewahren.
Die Frist beginnt am Ende des Jahrs, in dem die Unterlagen erstellt wurden. Ab 1. Januar 2022 können daher regelmäßig Buchungsbelege bis 2011, Inventare und Bilanzen bis 2010, Geschäftsbriefe und andere Unterlagen bis 2015 vernichtet werden, es sei denn, die Steuerfestsetzung für das jeweilige Jahr ist noch offen, z.B. wegen einer Außenprüfung.
Privatleute, die weder selbständig, gewerblich noch land- und forstwirtschaftlich tätig sind, aber jährlich Einkünfte über 500.000 € erzielen, müssen 6 Jahre lang alle Unterlagen über Einnahmen und Werbungskosten aufbewahren.
Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Zollunterlagen sind zwingend in Papierform aufzubewahren; ansonsten genügt digitale Speicherung, wenn die Daten jederzeit lesbar gemacht und ausgedruckt werden können. Elektronisch erzeugte Unterlagen müssen für die gesamte Aufbewahrungsfrist
Rechnungen über Bauleistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück, z.B. von Handwerkern, aber auch für Leistungen von Architekten, Bauingenieuren und Gärtnern, sind zwei Jahre aufzubewahren ab dem Ende des Kalenderjahrs, in dem sie erteilt wurden. Dies gilt für Privatleute und Unternehmer, die Leistungen für ihr Privathaus beziehen.